CAPA после инспекции GMP: что это, почему замечания повторяются и как закрыть их системно

1. Что такое CAPA

CAPA — corrective and preventive actions, корректирующие и предупреждающие действия. Это не документ и не таблица, а процесс фармацевтической системы качества, который запускается, когда обнаружено несоответствие: по результатам инспекции, аудита, отклонения в производстве, рекламации.

В нём три разных по смыслу действия, которые часто путают.

Коррекция — устранить само несоответствие: переписать процедуру, исправить запись, заменить прибор. Это то, что делают всегда, и то, чего почти всегда недостаточно.

Корректирующее действие — устранить причину, из-за которой несоответствие возникло, чтобы оно не повторилось. Требует понять, почему процедуру не выполняли, а не только переписать её.

Предупреждающее действие — устранить причину возможного несоответствия там, где оно ещё не случилось, но условия те же: на другом участке, в другом процессе, с другой продукцией / сгруппой продуктов, производимых на 1 площадке.

Правила надлежащей производственной практики Союза (Решение Совета ЕЭК от 03.11.2016 № 77) требуют, чтобы система качества включала процесс CAPA с анализом корневых причин и проверкой эффективности принятых мер — это прямо сформулировано в п. 1.4(XIV) главы 1 Правил: «во время расследования отклонений должен применяться соответствующий уровень анализа основных причин… эффективность таких действий должна быть проверена и оценена в соответствии с принципами управления рисками для качества». Это тот же язык, что и в руководстве ICH Q10 — Правила включают его как часть III, но именно как факультативное, рекомендательное дополнение к обязательным требованиям, а не как отдельную обязательную норму. Инспектор, читая план, смотрит именно на это: есть ли причина, есть ли действие против причины, как будет проверено, что оно сработало.

2. Что происходит после инспекции

Отчёт инспекции. Несоответствия в нём классифицированы по значимости по Правилам проведения фармацевтических инспекций (Решение Совета ЕЭК от 03.11.2016 № 83): критическое — то, что вызывает или может вызвать значительный риск производства препарата, опасного для здоровья и жизни человека; существенное — то, что привело к производству препарата, не соответствующего регистрационному досье, указывает на существенное отклонение от GMP, на неспособность производителя стабильно обеспечивать качество, либо представляет собой сочетание более мелких дефектов, которое в совокупности создаёт существенный риск; прочее (несущественное) — всё остальное. Классификация определяет не только серьёзность, но и то, что будет с сертификатом и с продукцией: критическое несоответствие — это риск для пациента, а не замечание к документам.

Срок ответа. На план корректирующих действий по правилам Союза отводится 60 календарных дней с даты получения части I отчёта об инспекции (п. 23 Решения № 83). Это срок на план, а не на устранение: инспектор ждёт не отчёт о том, что всё исправлено, а обоснованную программу со сроками.

Оценка плана. Инспекторат оценивает план и либо принимает его, либо запрашивает доработку. Принятый план становится обязательством: инспекционная группа оценивает содержание ответа документально (п. 24), а фактическое выполнение сроков и мер, как правило, проверяется при следующей плановой инспекции (п. 20).

Практическое следствие: срок ответа надо делить на две неравные части. Большая — на анализ причин; меньшая — на оформление. Обычно делают наоборот, и план получается в срок и бесполезным.

3. Почему замечания повторяются

По нашему опыту повторное замечание в следующем цикле почти всегда имеет одну из четырёх причин.

Закрыли формулировку, а не причину. Инспектор написал «процедура не актуализирована» — процедуру актуализировали. Почему она не была актуализирована три года, никто не спросил. Через цикл она снова не актуализирована, потому что в системе нет того, кто за это отвечает.

Коррекцию выдали за корректирующее действие. В плане по каждому пункту стоит «исправлено», «переписано», «обучен». Это коррекции. Корректирующего действия — изменения в процессе, которое не даст несоответствию возникнуть снова, — в плане нет.

Причину назвали, но не ту. «Человеческий фактор», «недостаточная внимательность», «не было времени». Это не причины, а описание того, что причина не найдена. Корневая причина — всегда в системе: как распределена ответственность, как устроен контроль, что происходит, когда процедуру выполнить невозможно. ФСК - это система, её нужно "адаптировать", а не слепо подстраивать под требования.

Не проверили эффективность. Действие выполнено, отчёт закрыт, а сработало ли — никто не смотрел. Инспектор посмотрит.

В одном из наших кейсов площадка получила по итогам инспекции 14 замечаний, 4 из них — повторные с прошлого цикла. Именно повторные и были главной проблемой: они означали, что предыдущий план не работал. После программы с анализом корневых причин — 11 недель работы — повторных наблюдений в следующем цикле не возникло.

4. Как найти корневую причину

Методов много — «пять почему», диаграмма Исикавы, анализ видов и последствий отказов (FMEA), — и все они работают, если применять их к фактам, а не к формулировкам. Три правила, которые важнее выбора метода.

Причину ищут на площадке, а не в кабинете. Как процедуру выполняют на самом деле, знает оператор, а не автор процедуры. Расхождение между тем, что написано, и тем, что делается, — самый частый корень.

Один вопрос «почему» — это не анализ. Если ответ «потому что сотрудник не выполнил процедуру» — это первое «почему». Почему не выполнил? Не знал, не мог, не успевал, процедура невыполнима? Каждый ответ ведёт к разной причине и к разному действию.

Причина должна быть такой, чтобы её можно было изменить. «Человеческий фактор» изменить нельзя. «Контроль второго лица не предусмотрен для этой операции» — можно.

Признак того, что причина найдена: действие против неё закрывает не одно замечание, а несколько. Так бывает, когда за пятью разными пунктами отчёта стоит одна системная причина — и это нормальная ситуация.

5. Как устроен рабочий план

План, который инспектор принимает, а площадка может выполнить, по каждому несоответствию содержит:

1. Формулировку несоответствия — цитатой из отчёта, с классификацией.
2. Коррекцию — что сделано или будет сделано с самим несоответствием, со сроком.
3. Корневую причину — результат анализа, а не предположение.
4. Корректирующее действие — что меняется в процессе, чтобы причина была устранена.
5. Предупреждающее действие — где ещё та же причина может дать несоответствие и что делается там.
6. Ответственного — конкретную должность, не «служба качества».
7. Срок — реалистичный: инспектор не ждёт чудес, он ждёт выполнения.
8. Подтверждающие документы — что будет предъявлено как доказательство.
9. Критерий и срок проверки эффективности — по чему и когда станет видно, что действие сработало.

Порядок работы по плану — от критичных несоответствий к прочим, а не по порядку в отчёте. И с точками контроля: раз в две недели проверять, что изменения входят в практику, а не только в документы. Внедряет всегда команда площадки; если внедрять будет внешний консультант, после его ухода система вернётся к прежнему состоянию.

6. Типовые ошибки

1. План за неделю. Срок ответа потрачен на оформление, анализ причин не проводился.
2. Коррекция вместо корректирующего действия. «Переписано, обучен, заменён» — по всем пунктам.
3. «Человеческий фактор» как причина. См. раздел 4.
4. Обучение как универсальное действие. Обучение закрывает причину «не знал». Оно не закрывает «не мог», «не успевал» и «процедура невыполнима».
5. Ответственный — подразделение. За «службу качества» никто не отвечает лично.
6. Сроки под инспектора, а не под реальность. Всё «в течение месяца», потом перенос, потом второй перенос. Инспектор запомнит.
7. Нет проверки эффективности. План закрыт по факту выполнения действий, а не по факту результата.
8. Действия не связаны между собой. Пять пунктов с одной причиной закрываются пятью разными действиями, каждое — само по себе.

7. Когда стоит подключить внешнего эксперта

Не всегда. Единичное несоответствие с очевидной причиной команда закрывает сама. Внешняя помощь нужна, когда:

• замечания повторяются из цикла в цикл — предыдущий подход не сработал, и повторять его нет смысла;
• несоответствий много и они разнородны — нужна приоритизация и поиск общих причин, а у команды нет ресурса смотреть на систему целиком, пока она закрывает отдельные пункты;
• есть критические несоответствия — цена ошибки в плане несопоставима со стоимостью анализа;
• команда сама писала процедуры, которые не работают, — ей трудно увидеть, почему.

Что мы делаем: разбираем отчёт и приоритизируем несоответствия по риску, проводим анализ корневых причин с вашей командой на площадке, собираем программу с этапами, ответственными, ресурсами и подтверждающими документами и раз в две недели проверяем, что внедрение идёт по логике, а не по списку. Внедряет ваша команда; официальные ответы инспекторату — от вашего имени. Подробнее — «Закрыть замечания системно, а не списком». Как это выглядело на практике — в кейсе «14 замечаний».

8. Чек-лист: план готов к отправке, если

• По каждому несоответствию есть корневая причина, и она — в системе, а не в человеке.
• Коррекция, корректирующее и предупреждающее действия различены и записаны отдельно.
• Ни одно действие не сводится к «обучен» без указания, какую причину обучение закрывает.
• У каждого действия — должность ответственного, реалистичный срок и подтверждающий документ.
• Для каждого действия определено, по какому критерию и когда будет проверена эффективность.
• Несоответствия с общей причиной закрываются общим действием, и это видно из плана.
• Критические и существенные несоответствия стоят первыми по срокам.
• План прочитан человеком, который его не писал, глазами инспектора.